Обязанности работодателя по передаче сведений из трудового договора в пенсионный фонд и налоговую инспекцию для отчётов

<h2 id="_1">Передача сведений о новом сотруднике в ПФР и ФНС: обязанности, сроки и формы отчетности</h2> <h3 id="_2">Анализ ситуации</h3> <p>Вы, как работодатель, при приеме нового сотрудника обязаны сообщить о нем сведения в государственные внебюджетные фонды и налоговые органы. Однако <strong>передавать сам трудовой договор (его копию) не требуется</strong>. Законодательство обязывает вас представлять определенные сведения о работнике и его доходах через установленные отчетные формы. Основные данные, которые вы указываете в этих формах, берутся из трудового договора, но сам документ в фонды и инспекции не направляется.</p> <h3 id="_3">Применимые нормы и порядок отчетности</h3> <h4 id="1">1. Общая обязанность представления сведений</h4> <p>Работодатель одновременно является:<br /> * <strong>Страхователем</strong> в системе обязательного пенсионного и социального страхования.<br /> * <strong>Налоговым агентом</strong> по НДФЛ и страховым взносам.</p> <p>Как страхователь, вы обязаны:</p> <blockquote> <p>"в установленный срок представлять органам Фонда сведения о застрахованных лицах" (Источник: Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете...", Статья 15).</p> </blockquote> <p>Как налоговый агент, вы обязаны:</p> <blockquote> <p>"правильно и своевременно исчислять, удерживать из денежных средств, выплачиваемых налогоплательщикам, и перечислять налоги в бюджетную систему Российской Федерации" и "представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов" (Источник: НК РФ, Статья 24).</p> </blockquote> <h4 id="2">2. Какие данные из трудового договора передаются?</h4> <p>Трудовой договор содержит обязательные сведения (ст. 57 ТК РФ), такие как ФИО работника, место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты. Эти данные являются основой для формирования отчетности.</p> <p>В отчетные формы включается следующая информация о работнике, которая также содержится в договоре или связана с ним:<br /> * <strong>Персональные данные:</strong> ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, данные документа, удостоверяющего личность.<br /> * <strong>Сведения о трудовой деятельности:</strong> включают "информацию о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора" (Источник: ТК РФ, Статья 66.1).<br /> * <strong>Дата приема на работу.</strong></p> <blockquote> <p>«Сведения, указанные в подпункте 4 пункта 2 настоящей статьи [сведения о трудовой деятельности], представляются... в случаях приема на работу... - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иного документа, принятия решения, которые подтверждают оформление... трудовых отношений.» (Источник: Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете...", Статья 11).</p> </blockquote> <h4 id="3">3. Отчетные формы, сроки и ответственные органы</h4> <table> <thead> <tr> <th style="text-align: left;">Государственный орган</th> <th style="text-align: left;">Отчетная форма</th> <th style="text-align: left;">Что содержит?</th> <th style="text-align: left;">Срок представления</th> </tr> </thead> <tbody> <tr> <td style="text-align: left;"><strong>ФНС России</strong> (как орган контроля за страховыми взносами и НДФЛ)</td> <td style="text-align: left;"><strong>Расчет по страховым взносам</strong> (форма утверждена Приказом ФНС)</td> <td style="text-align: left;">Персонифицированные сведения о каждом работнике: ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения, пол, код документа, удостоверяющего личность, суммы начисленных выплат и взносов.</td> <td style="text-align: left;">Не позднее <strong>25-го</strong> числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом (кварталом).</td> </tr> <tr> <td style="text-align: left;"><strong>ФНС России</strong> (как налоговый орган)</td> <td style="text-align: left;"><strong>Расчет сумм НДФЛ (форма 6-НДФЛ)</strong></td> <td style="text-align: left;">Обобщенные данные по всем физлицам: суммы начисленных и выплаченных доходов, исчисленного и удержанного налога.</td> <td style="text-align: left;">За квартал, полугодие, 9 месяцев – не позднее <strong>25-го</strong> числа месяца, следующего за периодом. За год – не позднее <strong>25 февраля</strong> следующего года.</td> </tr> <tr> <td style="text-align: left;"><strong>ФНС России</strong> (как налоговый орган)</td> <td style="text-align: left;"><strong>Справка о доходах (форма 2-НДФЛ)</strong></td> <td style="text-align: left;">Данные о доходах и удержанном налоге по каждому физлицу за год.</td> <td style="text-align: left;">Не позднее <strong>25 февраля</strong> года, следующего за истекшим налоговым периодом.</td> </tr> <tr> <td style="text-align: left;"><strong>ПФР (через ФНС)</strong></td> <td style="text-align: left;"><strong>Сведения о трудовой деятельности (в рамках персонифицированного учета)</strong></td> <td style="text-align: left;">Сведения о приеме, переводах, увольнении, необходимые для формирования электронной трудовой книжки.</td> <td style="text-align: left;"><strong>Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме</strong> (Источник: Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете...", Статья 11).</td> </tr> </tbody> </table> <p><strong>Важно:</strong> Согласно законодательству, сведения для ПФР (кроме данных о суммах заработка и взносов) представляются напрямую в Пенсионный фонд или через ФНС в рамках электронного взаимодействия. Данные о суммах заработка и взносов представляются в ФНС, которая затем передает их в ПФР.</p> <h4 id="4">4. Дополнительные документы (справки о стаже, расчетные листы)</h4> <ul> <li><strong>При первичной отчетности о приеме сотрудника</strong> предоставление справок о стаже, расчетных листов или копий паспорта в фонды <strong>не требуется</strong>. Эти документы хранятся у работодателя.</li> <li>Работник при приеме на работу обязан предъявить вам "документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета" (например, свидетельство СНИЛС) (Источник: Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете...", Статья 9).</li> <li><strong>Расчетный листок</strong> выдается работнику в соответствии с ТК РФ, но в отчетные формы не включается.</li> <li><strong>Справки о стаже</strong> запрашиваются и выдаются работнику по его требованию для личных нужд, но не являются ежемесячной отчетной формой для государственных органов.</li> </ul> <h3 id="_4">Выводы и конкретные рекомендации</h3> <ol> <li><strong>Трудовой договор не передается.</strong> Передавать в ПФР или ФНС копию трудового договора <strong>не нужно</strong>. Обязанность работодателя состоит в представлении установленных законом <strong>сведений</strong>, а не документов.</li> <li><strong>Действуйте по следующему алгоритму после приема сотрудника:</strong><ul> <li><strong>В день приема или на следующий рабочий день:</strong> подготовьте и направьте в ПФР (через специальные операторы или напрямую) <strong>сведения о трудовой деятельности</strong> (фактически это отчет по форме СЗВ-ТД), содержащие запись о приеме. Это ключевое действие для учета стажа.</li> <li><strong>Ежемесячно,</strong> начиная с месяца, в котором работнику начислен доход, включайте его данные в <strong>персонифицированные сведения</strong> раздела 3 Расчета по страховым взносам. Расчет сдается ежеквартально.</li> <li><strong>Ежеквартально</strong> включайте данные о выплаченных доходах и удержанном НДФЛ в <strong>Расчет 6-НДФЛ</strong>.</li> <li><strong>Ежегодно, до 25 февраля,</strong> представьте на каждого работника <strong>Справку по форме 2-НДФЛ</strong>.</li> </ul> </li> <li><strong>Храните документы.</strong> Работодатель обязан хранить трудовые договоры, расчетные листки и другую кадровую документацию у себя. По запросу контролирующих органов или самого работника вы должны будете представить копии или сведения.</li> <li><strong>Соблюдайте сроки.</strong> Нарушение сроков представления сведений влечет административную и налоговую ответственность (например, штраф за непредставление расчета НДФЛ — 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц просрочки — НК РФ ст. 126).</li> <li><strong>В предоставленном контексте отсутствует</strong> информация о форме <strong>СЗВ-М</strong>. Эта форма представляет собой ежемесячную отчетность о работающих застрахованных лицах и также является обязательной. Рекомендуется уточнить порядок ее представления в текущих нормативных актах ПФР.</li> </ol> <p><strong>Итог:</strong> Ваша основная задача — не отправить договор, а своевременно и точно внести данные о новом работнике в установленные электронные отчетные формы для ПФР (сведения о приеме) и ФНС (данные для расчета взносов и НДФЛ).</p> <p><em>Этот ответ подготовлен с помощью ИИ и может содержать неточности.</em></p>