Как работать на удалёнке по закону

До обширно распространившейся пандемии коронавируса Трудовой кодекс не содержал чётко прописанного регламента для вывода сотрудников на удалённый формат работы. Однако участившиеся волны эпидемии и потребность постоянно переводить штат на такой формат работы подтолкнули законотворцев к созданию определённых норм в этой сфере трудовых правоотношений. Рассказываем подробнее об условиях и возможностях работы на удалённом формате.

Формат удалённой или же дистанционной работы не является чем-то кардинально новым для российской действительности. Сам по себе подобный формат означает, что сотрудник будет выполнять свои прямые обязанности вне рабочего места, коим является офис в традиционном его представлении. Все виды возможных коммуникаций переносятся в Интернет и сопутствующие форматы. Поскольку актуализация дистанционной работы произошла совместно с пришествием в Российскую Федерацию коронавируса, то и резко устаревшие нормы Трудового кодекса относительно данного формата нужно было адаптировать под наступившие реалии. Если вкратце, то конкретика поправок свелась к порядку обмена документами, компенсации расходов работника, а также непосредственно формата удалённой работы. Следовательно, дистанционная и удалённая работа стали синонимами. Тут нужно уточнить, что теперь у такого формата выполнения своих рабочих функций вне офиса есть три разновидности:

• Постоянная. При таком формате весь срок действия трудового договора работник будет выполнять свои обязанности удалённо. Простыми словами, при приёме на работу его устроили именно на функционирование вне офиса.
• Временная. Означает, что работник переводится на ограниченный срок на дистанционную работу. Такие переводы обычно не превышают по длительности полугода и являются непрерывными. То есть просто так вытащить сотрудника с удалёнки во временном формате нельзя.
• Периодическая. Наиболее распространённый в нынешних реалиях формат, когда работодатель может переводить сотрудников на удалёнку с привычного стационарного формата – например, если того требуют эпидемиологические условия.

То есть теперь появился достаточно гибкий и понятный инструмент в виде возможности перевода сотрудников на формат удалённой работы. Сделать это можно как при приёме на новое место, так и уже при сформированном штате сотрудников. Самое важное, что теперь у работодателя есть несколько вариантов действия для более понятной навигации организации в непредсказуемых условиях карантина.

Ещё одна особенность недавно принятых поправок заключается в том, что ранее для перевода сотрудника на удалёнку требовалось заключать с ним отдельный контракт. То есть просто так перевести его было нельзя. Теперь же нововведения обеспечивают возможность отправить на дистанционный формат работы сотрудников даже без их согласия. Однако тут всё ещё есть некоторые нюансы, касающиеся оформления дистанционного формата работы. Во-первых, дистанционна работа, как мы уже указывали выше, может быть оформлена через трудовой договор с работником, где заранее будет прописываться подобный формат работы. Во-вторых, при наступлении эпидемиологической опасности можно будет подписать дополнительное соглашение к уже имеющемуся трудовому договору. В-третьих, работодатель может издать локальный нормативно-правовой акт, который будет закреплять положения о переводе на удалёнку. Тут также нужно упомянуть правила обращения с общепринятыми документами. Так, при оформлении работы в дистанционном формате вовсе не обязательно предъявлять документы работодателю в бумажном виде – поправки закрепляют порядок обмена документами в формате онлайн. Хотя сохраняется право на предъявление именно оригиналов – выслать или получить их можно почтой или даже курьером. Например, если у работника формат работы на удалёнке является основным, то в таком случае при первом устройстве на новое место ему потребуется самостоятельно получать уведомление о регистрации в ПФР. Данный документ нужен для оформления СНИЛС. Если же говорить о трудовой книжке, то запись туда ставится по желанию самого работника. При этом сама книга ведётся в обязательном порядке: бумажная или цифровая. Бумажную книгу работодателю можно отправить также по почте или курьером. Также изменения коснулись и процедуры по предъявлению цифровой подписи. Ранее подобный механизм требовал усиленной квалифицированной подписи, но теперь его заметно упростили, позволив работнику использовать усиленную неквалифицированную. Правда, тут есть нюанс, который гласит, что использовать такой тип можно лишь для обмена такими документами, как ученический договор, трудовой договор, дополнительное соглашение, договор материальной ответственности. В остальных случаях можно использовать традиционные средства для обмена документами между работодателем и сотрудником.

Поскольку нововведения коснулись всех аспектов трудовых правоотношений, то они не прошли мимо и порядка установления рабочего дня. Как и раньше, он устанавливается трудовым договором, дополнительным соглашением либо же другими бумагами. Присутствует и интересная особенность: если в заключённых документах не отражён график работы на удалёнке, то сотрудник сам выбирает для этого удобные ему часы. Правда, даже за суммарно меньшее количество часов должен выполнять тот же объём работ, что и раньше. Но подобный свободный график никак не касается общения с работодателем – оно должно проходить лишь в установленное рабочее время. Например, с 9 до 18 часов. Упомянутые выше документы также могут содержать положение, по которому работодатель будет иметь право вызывать сотрудника в офис по востребованию. Регулирование отпусков при этом никак не изменилось – работающие на удалёнке сотрудники имеют такое же право на отдых, что и их офисные коллеги.

Поскольку мы уже упоминали возможность перевода сотрудников на удалёнку без их согласия, то тут нужно прояснить, в каких конкретно случаях возможен такой сценарий. Так, например, сюда относятся катастрофы природного характера, постановление органов власти, возможная угроза жизни или здоровью, несчастный случай на производстве. Длительность же дистанционного формата работы в таком случае будет равняться длительность самого происшествия. Так, если на устранение последствий пожара в рабочем помещении потребуется месяц, то и сотрудник проведёт данный срок в формате удалённой работы. Временный перевод на дистанционный формат потребует от руководства издания локального нормативно-правового акта. Тут важно отметить, что это можно делать без каких-либо изменений трудовых договоров сотрудников. Изменения коснулись и чрезвычайных ситуациях. Например, если в регионе объявляют режим повышенной готовности, то в таком случае нужно будет перевести как минимум 30% штата на удалённую работу. Проводятся такие меры также без согласия со стороны работников.

Если изменения коснулись порядка оформления удалённой работы, то в равной степени они затронули и сопутствующие процедуры. Например, оформление больничного листа может производиться как в традиционном физическом формате, так и в новом, электронном. Порядок же оплаты за работу по удалёнке остался стандартным. Если сотрудник выполняет все возложенные на него функции, то только лишь введение в организации удалённого формата работы не будет являться первопричиной для снижения заработной платы. Другой щекотливый вопрос в такой ситуации – предоставление оборудования для работы. Так, некоторые работодатели юлят, указывая сотрудникам, что теперь они сами должны покупать себе на дом принтеры, компьютеры и прочую технику для выполнения рутинных задач. Однако правда состоит в том, что именно на работодателя возлагается ответственность за обеспечение сотрудника всем необходимым для выполнения его функций. Впрочем, такое положение не ново – действует оно по стандартам Трудового кодекса. Если же работодатель не имеет возможность предоставить для удалённой работы сотруднику, например, компьютер, то сотрудник может взять его в аренду с последующим получением компенсации за его использование от работодателя. Все эти положения прописываются в соответствующих соглашениях.

Вообще возмещение расходов касается не только оборудования – нередко сотрудникам приходится выполнять свои обязанности аж из других регионов. В таком случае работодатель также обязан возмещать затраты на передвижение, пользуясь нормами, установленными для командировок.

В заключение нужно указать, как именно можно уволить сотрудника, который работает в формате удалёнки. Основания тут, впрочем, не отличаются от положений для увольнения классического офисного сотрудника. Уволиться сотрудник может как по собственному желанию, так и по соглашению сторон. Также не стоит списывать со счетов возможность увольнения за, например, прогулы. Если сотрудник не подходит должным образом к выполнению своих обычных обязанностей, то у работодателя будут все основания для его увольнения. Нововведения касательно удалённой работы затронули и порядок увольнения. Теперь у работодателя появились ещё два основания для расторжения трудового договора с сотрудником. Во-первых, сделать это можно, если работник не выходит на связь более двух дней подряд без каких-либо причин. Единственным исключением тут может являться прописанное условие такого длительного молчания в трудовом договоре. Во-вторых, увольнению подлежат работники, которые переехали в удалённую местность, где у них нет никаких возможностей для выполнения своих функций.