Отсутствие бухгалтерских документов при смене руководства и невозможность ответить на запрос государственного органа

<h2 id="1991-1992">Невозможность предоставить документы за 1991-1992 годы для подтверждения стажа работника</h2> <h3 id="_1">Анализ ситуации</h3> <p>Ваша организация столкнулась с невозможностью предоставить запрашиваемые документы за 1991-1992 годы в связи с их утратой при смене руководства. Гибель предыдущего руководителя в 2011 году и отсутствие надлежащей передачи документации привели к потере бухгалтерских документов за указанный период.</p> <h3 id="_2">Применимые правовые нормы</h3> <h4 id="_3">Сроки хранения документов</h4> <blockquote> <p>"Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет" (Источник: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", статья 22.1)</p> <p>"Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года" (Источник: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", статья 29)</p> </blockquote> <h4 id="_4">Обязанности по хранению документов</h4> <blockquote> <p>"Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения" (Источник: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", статья 17)</p> </blockquote> <h4 id="_5">Альтернативные способы подтверждения стажа</h4> <blockquote> <p>"При подсчете страхового стажа периоды работы на территории Российской Федерации, предусмотренные статьей 11 настоящего Федерального закона, до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица... могут устанавливаться на основании показаний двух и более свидетелей, если документы о работе утрачены в связи со стихийным бедствием... и восстановить их невозможно. В отдельных случаях допускается установление стажа работы на основании показаний двух и более свидетелей при утрате документов и по другим причинам (вследствие небрежного их хранения, умышленного уничтожения и тому подобных причин) не по вине работника" (Источник: Федеральный закон от 28.12.2013 N 400-ФЗ "О страховых пенсиях", статья 14)</p> <p>"Зарегистрированные лица вправе обращаться в органы Фонда для включения сведений о трудовой деятельности в свой индивидуальный лицевой счет за периоды работы до 1 января 2020 года, записи о которых содержатся в трудовой книжке" (Источник: Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете...", статья 12)</p> </blockquote> <h4 id="_6">Ответственность за нарушение законодательства</h4> <blockquote> <p>"Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации" (Источник: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", статья 27)</p> <p>"Неправомерный отказ в предоставлении гражданину, в том числе адвокату в связи с поступившим от него адвокатским запросом, и (или) организации информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей" (Источник: Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, статья 5.39)</p> </blockquote> <h3 id="_7">Выводы и рекомендации</h3> <h4 id="_8">Порядок действий организации</h4> <ol> <li> <p><strong>Направьте официальный ответ</strong> в орган социального обеспечения с объяснением невозможности предоставить запрашиваемые документы, указав причины их утраты.</p> </li> <li> <p><strong>Предложите альтернативные способы подтверждения стажа</strong>:<br /> - Рекомендуйте работнику обратиться в Пенсионный фонд для получения сведений из системы персонифицированного учета<br /> - Укажите на возможность подтверждения стажа через свидетельские показания в соответствии со статьей 14 Федерального закона "О страховых пенсиях"<br /> - Предложите использовать записи в трудовой книжке работника</p> </li> <li> <p><strong>Подготовьте документы</strong>, подтверждающие утрату:<br /> - Акт инвентаризации, проведенной новым руководителем<br /> - Документы, подтверждающие смену руководства и обстоятельства гибели предыдущего руководителя</p> </li> <li> <p><strong>Проведите внутреннюю проверку</strong> для установления обстоятельств утраты документов и принятия мер по недопущению подобных ситуаций в будущем.</p> </li> </ol> <h4 id="_9">Минимизация ответственности</h4> <ul> <li>Действуйте добросовестно и предоставляйте всю имеющуюся информацию</li> <li>Сотрудничайте с органами социального обеспечения в поиске альтернативных способов подтверждения стажа</li> <li>Задокументируйте все принятые меры по установлению судьбы утраченных документов</li> </ul> <h4 id="_10">Дополнительные рекомендации</h4> <p>Учитывая, что документы утрачены не по вине текущего руководства и в связи с чрезвычайными обстоятельствами (гибель предыдущего руководителя), вероятность привлечения к серьезной ответственности минимальна. Однако рекомендую проконсультироваться с адвокатом для подготовки оптимальной правовой позиции и минимизации возможных рисков.</p> <p><em>Этот ответ подготовлен с помощью ИИ и может содержать неточности.</em></p>