Остаётся ли копия трудового договора на прежнем месте работы при внутреннем переводе в компании?

<h2 id="_1">Хранение кадровых документов при внутреннем переводе в рамках одной организации</h2> <h3 id="_2">Анализ вашей ситуации</h3> <p>Вы были переведены в другое структурное подразделение в рамках одной крупной корпорации (одного юридического лица). При этом прежнее подразделение (кадровая служба) передало вам на руки оригиналы кадровых документов, включая трудовой договор и приказы. Ваш вопрос касается обязанности работодателя сохранять копии или оригиналы этих документов в своем архиве после такого внутреннего перевода.</p> <p>Ключевой момент: внутренний перевод (изменение трудовой функции и/или структурного подразделения) не прекращает трудовые отношения с работодателем. Трудовой договор продолжает действовать, но в измененном виде. Следовательно, все обязанности работодателя по оформлению и хранению кадровой документации сохраняются в полном объеме.</p> <h3 id="_3">Применимые нормы законодательства</h3> <h4 id="1">1. Правила оформления и хранения трудового договора</h4> <p>Согласно Трудовому кодексу, установлены строгие требования к форме трудового договора и распределению его экземпляров:</p> <blockquote> <p>"Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя." (Источник: ТК РФ, статья 67)</p> </blockquote> <p><strong>Важно:</strong> Закон прямо обязывает работодателя хранить у себя один подписанный экземпляр договора на весь период трудовых отношений и далее — в течение установленного срока архивного хранения. Передача работнику оригинала экземпляра, предназначенного для хранения у работодателя, является нарушением данной нормы.</p> <h4 id="2">2. Сроки обязательного архивного хранения кадровых документов</h4> <p>Работодатель обязан хранить документы по личному составу, включая трудовые договоры и приказы, в течение длительных сроков, установленных архивным законодательством. Эти сроки не зависят от внутренних перемещений работника.</p> <blockquote> <p>"Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении — 50/75 лет ЭПК" (Источник: Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236, пункт 435)<br /> "Приказы, распоряжения по личному составу; документы к ним: а) о приеме, переводе, перемещении... — 50/75 лет ЭПК" (Источник: Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236, пункт 434)</p> </blockquote> <p>Аббревиатура "ЭПК" означает, что точный срок хранения (50 или 75 лет) устанавливается экспертно-проверочной комиссией архива, но в любом случае он составляет несколько десятилетий.</p> <h4 id="3">3. Обязанности работодателя и последствия их нарушения</h4> <p>Работодатель обязан соблюдать трудовое законодательство, что включает в себя и надлежащее оформление, и хранение документов.</p> <blockquote> <p>"Работодатель обязан: соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права..." (Источник: ТК РФ, статья 22)</p> </blockquote> <p>За нарушение правил ведения и хранения кадровой документации установлена ответственность.</p> <blockquote> <p>"Лица, виновные в нарушении трудового законодательства... привлекаются к... административной... ответственности в порядке, установленном федеральными законами." (Источник: ТК РФ, статья 419)</p> </blockquote> <p>На практике такое нарушение может повлечь административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).</p> <h3 id="_4">Выводы и конкретные рекомендации</h3> <ol> <li> <p><strong>Работодатель обязан хранить документы.</strong> При вашем внутреннем переводе работодатель (корпорация в целом) <strong>обязан</strong> хранить в своем архиве (в кадровой службе или в архиве организации) свой экземпляр трудового договора, а также оригиналы всех приказов, связанных с вашим приемом и переводом. Срок хранения — минимум 50 лет.</p> </li> <li> <p><strong>Передача вам оригинала экземпляра работодателя — это нарушение.</strong> Действия кадровой службы предыдущего подразделения по передаче вам <strong>оригинала</strong> трудового договора, который по закону должен храниться у работодателя, являются неправомерными. У вас на руках должен находиться <strong>ваш</strong> экземпляр договора. Работодатель не имеет права лишать себя своего экземпляра.</p> </li> <li> <p><strong>Ваши дальнейшие действия:</strong></p> <ul> <li><strong>Обратитесь в кадровую службу вашей корпорации</strong> (нового или головного подразделения) с письменным запросом для прояснения ситуации. Уточните, где хранятся оригиналы (или надлежащим образом заверенные копии) вашего трудового договора и приказов. Попросите предоставить вам заверенную копию приказа о переводе, если она вам необходима.</li> <li><strong>Проверьте наличие у вас вашего экземпляра договора.</strong> Убедитесь, что переданный вам документ является именно вашим экземпляром (обычно на нем стоит отметка о вручении, которую вы расписывались при получении). Если это экземпляр работодателя, настоятельно рекомендую поставить об этом в известность кадровую службу.</li> <li>Если организация отказывается исправлять ситуацию или не может подтвердить наличие обязательных документов в архиве, это свидетельствует о серьезных нарушениях в документообороте. Для защиты своих прав (например, в случае спора о стаже, условиях труда) вы можете обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (через онлай-приемную или лично) или за консультацией к <strong>адвокату</strong>, специализирующемуся на трудовом праве.</li> </ul> </li> </ol> <p><strong>Резюме:</strong> Да, прежний работодатель (в лице кадровой службы структурного подразделения) в рамках одной организации обязан не просто оставить копии, а <strong>обеспечить сохранность оригиналов</strong> (своего экземпляра трудового договора и приказов) в установленном архивном порядке. Передача вам этих оригиналов нарушает требования Трудового кодекса и архивных правил.</p> <p><em>Этот ответ подготовлен с помощью ИИ и может содержать неточности.</em></p>