Обязанности индивидуального предпринимателя как оператора персональных данных при работе с контрагентами-юридическими лицами

<h4 id="-">Правовой статус ИП при обработке данных контрагентов-ИП и возникающие обязанности</h4> <p>На основании вашего запроса проведем анализ ситуации индивидуального предпринимателя (ИП), который работает без сотрудников и сайта, взаимодействуя исключительно с контрагентами — другими ИП и организациями, в части обработки информации, получаемой из договоров.</p> <h5 id="1">1. Является ли ИП оператором персональных данных?</h5> <p><strong>Да, является.</strong></p> <p>Индивидуальный предприниматель, обрабатывающий данные контрагентов-ИП, признается оператором персональных данных. Это следует из определений, данных в законе.</p> <blockquote> <p>"персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 3, п.1).</p> </blockquote> <p>Контрагенты-ИП, несмотря на свой предпринимательский статус, являются физическими лицами. Их полное имя, паспортные данные, ИНН и адрес регистрации позволяют прямо их идентифицировать, следовательно, это персональные данные.</p> <blockquote> <p>"оператор - ... юридическое или физическое лицо, самостоятельно ... организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных..." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 3, п.2).</p> </blockquote> <p>ИП самостоятельно собирает, хранит и использует эти данные для целей заключения и исполнения договоров, определяя состав данных и цели их обработки. Таким образом, он подпадает под понятие оператора.</p> <p><strong>Вывод:</strong> Ваш ИП является оператором персональных данных в отношении данных контрагентов-ИП.</p> <h5 id="2">2. Нужно ли уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных данных?</h5> <p><strong>В вашем случае, вероятно, не нужно, но при строгом соблюдении определенного условия.</strong></p> <p>Закон устанавливает обязанность оператора уведомлять Роскомнадзор (уполномоченный орган) до начала обработки, но предусматривает ряд исключений. Одно из них напрямую может относиться к вашей ситуации.</p> <blockquote> <p>"Оператор вправе осуществлять без уведомления ... обработку персональных данных: ... 8) в случае, если оператор осуществляет деятельность по обработке персональных данных исключительно без использования средств автоматизации;" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 22, часть 2, п.8).</p> </blockquote> <p>Ключевое условие — обработка <strong>исключительно без использования средств автоматизации</strong>. Это означает, что все действия с персональными данными (сбор, запись, систематизация, хранение, использование) производятся вручную, на бумажных носителях, без применения компьютеров, информационных систем, баз данных и любых других средств, позволяющих обрабатывать информацию автоматически по заданному алгоритму.</p> <ul> <li><strong>Если вы ведете договоры и реестры контрагентов исключительно в бумажном виде (в папках, журналах)</strong>, то уведомление Роскомнадзора не требуется.</li> <li><strong>Если вы используете для хранения и обработки этих данных компьютер (например, файлы Word/Excel), бухгалтерскую программу, облачные сервисы или любые иные средства автоматизации</strong>, то исключение не применяется. В этом случае уведомление в Роскомнадзор подать необходимо в установленной форме.</li> </ul> <p><strong>Вывод:</strong> От обязанности уведомлять Роскомнадзор вас освобождает только полностью «ручная», бумажная обработка данных. Использование любых электронных средств влечет обязанность по уведомлению.</p> <h5 id="3-">3. На каком правовом основании осуществляется обработка данных контрагентов-ИП?</h5> <p>Основным правовым основанием для обработки персональных данных контрагентов является необходимость исполнения договора, стороной которого является субъект данных.</p> <blockquote> <p>"Обработка персональных данных допускается в следующих случаях: ... 5) обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных..." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 6, часть 1, п.5).</p> </blockquote> <p>Получение паспортных данных, ИНН, адреса регистрации необходимо для:<br /> * Идентификации контрагента при заключении договора.<br /> * Надлежащего исполнения обязательств (например, перечисления платежей, направления корреспонденции).<br /> * Ведения налогового и бухгалтерского учета, предусмотренного законом.</p> <p>Таким образом, отдельного согласия на обработку данных для целей договора не требуется, так как обработка основана на законе.</p> <h5 id="4">4. Какие основные обязанности возникают у ИП как оператора?</h5> <p>Статус оператора накладывает на ИП ряд обязанностей, даже если он работает один и не уведомляет Роскомнадзор.</p> <ol> <li> <p><strong>Соблюдение принципов обработки данных.</strong> Обработка должна быть законной, целенаправленной, соразмерной. Нельзя собирать избыточные данные, не соответствующие цели договора.<br /> &gt;"Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. ... Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 5).</p> </li> <li> <p><strong>Обеспечение конфиденциальности.</strong> Запрещено разглашать данные контрагентов третьим лицам без их согласия, если иное не предусмотрено законом.<br /> &gt;"Операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных..." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 7).</p> </li> <li> <p><strong>Обеспечение безопасности данных.</strong> Оператор обязан принимать меры для защиты данных от неправомерного доступа, утери и т.д.<br /> &gt;"Оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 19).</p> <p>Даже при бумажной обработке это включает в себя обеспечение сохранности документов (шкафы с замками), контроль доступа к ним.</p> </li> <li> <p><strong>Соблюдение прав субъектов данных.</strong> Контрагент-ИП (субъект данных) имеет право запросить информацию об обработке его данных, потребовать их уточнения или уничтожения после прекращения договорных отношений, если хранение более не требуется. Оператор обязан реагировать на такие запросы.<br /> &gt;"Оператор обязан сообщить ... субъекту персональных данных ... информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, а также предоставить возможность ознакомления с этими персональными данными..." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 20).</p> </li> <li> <p><strong>Уничтожение данных по достижении целей.</strong> После исполнения договора и истечения сроков хранения, установленных законом (например, для налоговых документов — 5 лет), персональные данные подлежат уничтожению.<br /> &gt;"Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей..." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 5).</p> </li> </ol> <h5 id="5">5. Применяются ли требования о локализации баз данных на территории РФ?</h5> <p><strong>Да, применяются, но с оговорками.</strong></p> <p>Закон содержит прямой запрет на запись и хранение персональных данных граждан РФ в базах данных, находящихся за пределами России. Однако из этого правила есть исключения.</p> <blockquote> <p>"При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся за пределами территории Российской Федерации, не допускаются, за исключением случаев, указанных в пунктах 2, 3, 4, 8 части 1 статьи 6 настоящего Федерального закона." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 18, часть 5).</p> </blockquote> <p>Одно из упомянутых исключений — как раз пункт 5 статьи 6 (обработка для исполнения договора). Это означает, что если обработка для целей договора <strong>требует</strong> использования зарубежных баз данных (например, определенного иностранного облачного сервиса по требованию контрагента), то такая обработка может быть допустима. Однако правоприменительная практика в этой области сложна.</p> <p><strong>Вывод:</strong> В общем случае рекомендуется использовать для хранения и обработки персональных данных российские сервисы и носители информации. Использование иностранных сервисов требует отдельного анализа на соответствие исключениям и может нести риски.</p> <h4 id="_1">Выводы и конкретные рекомендации</h4> <ol> <li> <p><strong>Вы — оператор персональных данных.</strong> Обрабатывая ФИО, паспортные данные, ИНН и адреса контрагентов-ИП, вы осуществляете обработку персональных данных и несете соответствующие обязанности.</p> </li> <li> <p><strong>Уведомление в Роскомнадзор</strong> подавать не нужно <strong>только если</strong> вы обрабатываете все данные исключительно вручную, на бумаге. Использование компьютера, электронной почты, мессенджеров для передачи/получения данных или программ для их хранения означает использование средств автоматизации и <strong>обязывает вас подать уведомление</strong>.</p> </li> <li> <p><strong>Правовое основание</strong> для обработки — исполнение договора (п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ). Отдельное согласие на обработку для этих целей не требуется. Однако, если вы планируете использовать данные для иных целей (например, рассылка рекламы), потребуется отдельное, ясно выраженное согласие.</p> </li> <li> <p><strong>Обязательные меры для ИП:</strong></p> <ul> <li><strong>Конфиденциальность:</strong> Не разглашайте данные контрагентов.</li> <li><strong>Безопасность:</strong> Обеспечьте физическую сохранность бумажных документов. При использовании компьютера установите пароль, используйте антивирусное ПО. Определите перечень обрабатываемых данных и цели обработки для себя (это можно сделать внутренним документом).</li> <li><strong>Соблюдение прав:</strong> Будьте готовы ответить на запрос контрагента о его данных.</li> <li><strong>Уничтожение:</strong> После истечения сроков хранения договоров и сопутствующих документов (согласно налоговому и гражданскому законодательству) обеспечьте безопасное уничтожение документов, содержащих персональные данные (шредер, акт об уничтожении).</li> </ul> </li> <li> <p><strong>Локализация:</strong> Для минимизации рисков храните все базы данных и документы с персональными данными на физических носителях или в информационных системах, расположенных на территории РФ.</p> </li> <li> <p><strong>Рекомендация:</strong> Учитывая потенциальные риски административной (по КоАП РФ) и даже уголовной ответственности (в случае умышленного разглашения), рекомендуется формализовать ваш подход к обработке данных. Даже в минимальном виде это может быть журнал учета обработки ПДн и документ, описывающий принятые меры безопасности. В сложных случаях, особенно при использовании иностранных IT-сервисов, целесообразно обратиться к адвокату, специализирующемуся на информационном праве.</p> </li> </ol> <p><em>Этот ответ подготовлен с помощью ИИ и может содержать неточности.</em></p>