Что указывать в уведомлении о обработке персональных данных в регулирующий орган?

<h2 id="_1">Обработка персональных данных в бюро переводов: обязанности по уведомлению регулирующего органа</h2> <h3 id="_2">Анализ ситуации</h3> <p>Бюро переводов в процессе своей деятельности осуществляет различные операции с персональными данными как сотрудников, так и клиентов. Это включает хранение данных сотрудников в базе, работу с персональными данными клиентов при переводе документов (паспортные данные, адреса и др.), а также передачу файлов между отделами.</p> <h3 id="_3">Что считается обработкой персональных данных</h3> <blockquote> <p>"Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 3)</p> </blockquote> <p>Все перечисленные в вопросе действия бюро переводов подпадают под определение обработки персональных данных:<br /> - Хранение данных сотрудников в базе<br /> - Работа с персональными данными клиентов при переводе документов<br /> - Пересылка файлов между отделами</p> <h3 id="_4">Обязанность по уведомлению регулирующего органа</h3> <blockquote> <p>"Оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять обработку персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 22)</p> </blockquote> <p>Исключения из обязанности уведомления:</p> <blockquote> <p>"Оператор вправе осуществлять без уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных обработку персональных данных: ... 8) в случае, если оператор осуществляет деятельность по обработке персональных данных исключительно без использования средств автоматизации" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 22)</p> </blockquote> <p>Поскольку бюро переводов использует базы данных и передает файлы между отделами с использованием компьютерной техники, обработка является автоматизированной и не подпадает под исключения. Следовательно, уведомление Роскомнадзора обязательно.</p> <h3 id="_5">Содержание уведомления</h3> <p>Уведомление должно содержать следующие сведения:</p> <ol> <li> <blockquote> <p>"наименование (фамилия, имя, отчество), адрес оператора" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 22)</p> </blockquote> </li> <li> <blockquote> <p>"цель обработки персональных данных" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 22)</p> </blockquote> </li> <li> <blockquote> <p>"описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 настоящего Федерального закона, в том числе сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 22)</p> </blockquote> </li> <li> <blockquote> <p>"фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица, ответственных за организацию обработки персональных данных, и номера их контактных телефонов, почтовые адреса и адреса электронной почты" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 22)</p> </blockquote> </li> <li> <blockquote> <p>"дата начала обработки персональных данных" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 22)</p> </blockquote> </li> <li> <blockquote> <p>"срок или условие прекращения обработки персональных данных" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 22)</p> </blockquote> </li> <li> <blockquote> <p>"сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 22)</p> </blockquote> </li> <li> <blockquote> <p>"сведения о месте нахождения базы данных информации, содержащей персональные данные граждан Российской Федерации" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 22)</p> </blockquote> </li> <li> <blockquote> <p>"сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 22)</p> </blockquote> </li> </ol> <p>Дополнительно требуется указать для каждой цели обработки:</p> <blockquote> <p>"категории персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, правовое основание обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, способы обработки персональных данных" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 22)</p> </blockquote> <h3 id="_6">Последствия неуведомления</h3> <blockquote> <p>"Лица, виновные в нарушении требований настоящего Федерального закона, несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 24)</p> <p>"Непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу) ... сведений (информации), представление которых предусмотрено законом и необходимо для осуществления этим органом (должностным лицом) его законной деятельности ... - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей; на юридических лиц - от трех тысяч до пяти тысяч рублей" (Источник: Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, статья 19.7)</p> </blockquote> <h3 id="_7">Выводы и рекомендации</h3> <ol> <li> <p><strong>Бюро переводов является оператором персональных данных</strong> и обязано уведомить Роскомнадзор до начала обработки.</p> </li> <li> <p><strong>Обязательно указывать в уведомлении</strong>:<br /> - Наименование и адрес бюро переводов<br /> - Цели обработки (кадровый учет, оказание переводческих услуг)<br /> - Категории данных (паспортные данные, адреса, контактная информация)<br /> - Категории субъектов (сотрудники, клиенты)<br /> - Способы обработки (автоматизированная)<br /> - Сроки хранения данных<br /> - Меры защиты персональных данных</p> </li> <li> <p><strong>При изменении сведений</strong> об обработке необходимо уведомить регулятора в течение 15 дней следующего месяца.</p> </li> <li> <p><strong>Рекомендуется обратиться к адвокату</strong> для подготовки точного уведомления с учетом специфики деятельности бюро переводов и разработки необходимых локальных актов по защите персональных данных.</p> </li> <li> <p>Неуведомление или неправильное оформление уведомления может повлечь административную ответственность и штрафы.</p> </li> </ol> <p><em>Этот ответ подготовлен с помощью ИИ и может содержать неточности.</em></p>