Отсутствие бухгалтерских документов за 1991-1992 годы при смене руководства

<h2 id="_1">Подтверждение трудового стажа и заработка при утрате архивных документов</h2> <h3 id="_2">Анализ ситуации</h3> <p>Учебное заведение столкнулось с невозможностью предоставить пенсионному органу сведения о работнике за 1991-1992 годы в связи с утратой бухгалтерских документов при смене руководства. Ситуация осложнена тем, что предыдущий директор погиб в 2010 году, а передача документации не была оформлена надлежащим образом.</p> <h3 id="_3">Применимые нормы законодательства</h3> <h4 id="_4">Альтернативные способы подтверждения трудовой деятельности</h4> <p>При отсутствии первичных документов подтверждение периодов работы может осуществляться различными способами:</p> <blockquote> <p>"Периоды работы подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета. В случае если в сведениях индивидуального (персонифицированного) учета содержатся неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы, периоды работы подтверждаются документами, указанными в пунктах 11 - 17(1) настоящих Правил." (Источник: Постановление Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015, пункт 10)</p> <p>"Документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца... При отсутствии трудовой книжки, а также в случае если в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы." (Источник: Постановление Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015, пункт 11)</p> </blockquote> <h4 id="_5">Подтверждение стажа через свидетельские показания</h4> <blockquote> <p>"Периоды работы на территории Российской Федерации до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица могут устанавливаться на основании показаний 2 и более свидетелей, знающих гражданина по совместной работе у одного работодателя, если документы о работе утрачены в связи со стихийным бедствием... и восстановить их невозможно." (Источник: Постановление Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015, пункт 37)</p> <p>"При утрате документов о работе и по другим причинам (вследствие небрежного их хранения, умышленного уничтожения и тому подобных причин) не по вине работника периоды работы устанавливаются на основании показаний 2 и более свидетелей, знающих этого работника по совместной работе у одного работодателя и располагающих документами о своей работе за время, в отношении которого они подтверждают работу гражданина." (Источник: Постановление Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015, пункт 38)</p> </blockquote> <h4 id="_6">Обязанности по хранению документов</h4> <blockquote> <p>"Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет." (Источник: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ, статья 22.1)</p> <p>"Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица... обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения" (Источник: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ, статья 17)</p> </blockquote> <h4 id="_7">Порядок действий при утрате документов</h4> <blockquote> <p>"В случае обнаружения отсутствия дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов в произвольной форме" (Источник: Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77, пункт 65)</p> <p>"Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие документов (дел), должен быть организован их розыск, проводимый в течение одного года с даты выявления их отсутствия... В случае отрицательных результатов розыска составляется акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны" (Источник: Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77, пункт 104)</p> </blockquote> <h3 id="_8">Выводы и рекомендации</h3> <h4 id="_9">Для учебного заведения:</h4> <ol> <li> <p><strong>Оформите акт об утрате документов</strong> - составьте акт о необнаружении архивных документов по установленной форме с указанием причин и обстоятельств утраты.</p> </li> <li> <p><strong>Предоставьте официальный ответ пенсионному органу</strong> - направьте в пенсионный орган письмо с приложением акта об утрате документов, разъяснив невозможность предоставления запрашиваемых сведений.</p> </li> <li> <p><strong>Проведите внутреннее расследование</strong> - установите обстоятельства утраты документов и примите меры по недопущению подобных ситуаций в будущем.</p> </li> </ol> <h4 id="_10">Для работника:</h4> <ol> <li> <p><strong>Запросите сведения из ПФР</strong> - обратитесь за сведениями индивидуального персонифицированного учета, которые могут содержать информацию о периодах работы.</p> </li> <li> <p><strong>Подготовьте альтернативные доказательства</strong> - соберите имеющиеся документы: трудовую книжку, трудовые договоры, выписки из приказов, свидетельские показания коллег.</p> </li> <li> <p><strong>Используйте свидетельские показания</strong> - при отсутствии документов период работы может быть подтвержден показаниями двух и более свидетелей, работавших совместно с заявителем.</p> </li> </ol> <h4 id="_11">Правовые последствия для учебного заведения:</h4> <p>Учебное заведение может быть привлечено к ответственности за нарушение законодательства об архивном деле:</p> <blockquote> <p>"Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации." (Источник: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ, статья 27)</p> </blockquote> <p>Рекомендуется обратиться к адвокату для минимизации правовых рисков и правильного оформления документов, подтверждающих утрату архивных материалов.</p> <p><em>Этот ответ подготовлен с помощью ИИ и может содержать неточности.</em></p>